Na wielu warsztatach jakie prowadziłam dla Menedżerów, Prywatnych Przedsiębiorców, Przedstawicieli Handlowych, Zespołów Projektowych, Działów Zakupów, Project Managerów i innych osób, szczególnym powodzeniem cieszy się 1-dno z ważnych pytań, które zapomniane na spotkaniu powoduje brak ustaleń, czasem nieporozumienia i popsucie relacji.
Za to, gdy jest ono zadane w odpowiednim momencie sprawia, że:
- my podnosimy efektywność spotkań, w których uczestniczymy
- budujemy relacje, która daje poczucie dobrze wykorzystanego czasu naszemu rozmówcy
- my dajemy sobie czas na przygotowanie odpowiedzi i jednocześnie podsumowujemy, co zostało ustalone, dzięki czemu budujemy swój profesjonalny wizerunek
- nasz rozmówca wie, że uważnie jest przez nas słuchany, bo jesteśmy skupieni na rozmowie z nim, dzięki czemu czuje się bezpiecznie, że nic nie zostanie pominięte
To 1-dno ważne pytanie nazywa się „parafraza”. Parafrazowanie to powtarzanie słowami rozmówcy lub własnymi słowami tego, co powiedział nasz rozmówca.
Przed zakończeniem spotkania, rozmowy czy negocjacji zadajesz swojemu rozmówcy pytanie w postaci „parafrazy” czyli zmieniasz formę, ale mówisz dokładnie to samo, co usłyszałeś/aś.
Nie włączasz tu opinii, komentarzy lub własnych interpretacji usłyszanej wypowiedzi.
Podam Ci przykład:
Wyobraź sobie, że właśnie kończysz rozmowę handlową lub negocjacje kontraktu, które trwały 40-90 minut. Podczas tego spotkania rozmawialiście między innymi:
- o ilościach Twojego produktu lub usługi,
- akcjach promocyjnych lub bonusach
- terminach płatności
- kolejnych krokach w Waszej współpracy
- możliwości płatności w ratach
- i innych rzeczach ważnych dla Twojej branży
Podam Ci przykład, jak rozpocząć zdanie z parafrazą:
„Jeśli dobrze rozumiem Pani/a wypowiedź, to…. „
np. jest Pan/Pani zainteresowany zakupem „x” sztuk i płatnością w 2-óch ratach. Chce Pan/i skorzystać z promocji, która przysługuje klientom, którzy zamówili powyżej „y”….,
a dostawa ma być zrealizowana w dniu…”
Inny początek „parafrazy: „Czy dobrze zrozumiałem, że…”
Wyobraź sobie, że rozmawiasz z przyjacielem, partnerem lub dzieckiem na przykład o Waszym wspólnym wyjeździe:
” Czy dobrze zrozumiałem, że Ty przygotujesz ….”A”… i zajmiesz się …”B”, a ja mam zorganizować …”C”…?”
Kiedy używać parafrazy?
- jak chcesz dowiedzieć się, która z wielu poruszonych kwestii jest sednem sprawy
- gdy chcesz szybciej zidentyfikować potrzeby swojego rozmówcy
- pod koniec rozmowy, chcesz podsumować, co zostało ustalone, na co się umówiliście (szczególnie ważne dla handlowców w ostatniej fazie rozmowy lub negocjacji )
- gdy masz do czynienia z osobą nieco chaotyczną lub zdekoncentrowaną
- w sytuacjach trudnych i konfliktowych, bo to daje Ci czas, aby ochłonąć i zebrać myśli oraz zrozumieć rozmówcę
Parafraza to uniwersalne, ważne pytanie przydatne zarówno w rozmowach zawodowych, jak i i prywatnych, między współpracownikami w zespołach, między Liderem, a jego zespołem,
w życiu prywatnym między partnerami, rodzicami i dziećmi i wszędzie tam, gdzie jest coś do ustalenia lub zrozumienia sytuacji, wszędzie tam gdzie są co najmniej 2 osoby w rozmowie.
W mojej pracy podczas Training on the Job z Managerami Sprzedaży podczas negocjacji, Przedstawicielami Handlowymi w terenie, brak tego ostatniego zdania kosztowało firmę wcześniej:
brak zamówień, niewłaściwe zamówienia i odkręcanie sytuacji, nieporozumienia, a to łatwo dawało się przeliczyć na utracone zyski. Parafraza to pytanie, które zwiększa efektywność i buduje relacje.
Najswobodniej będziesz korzystać z „parafrazy”, kiedy wybierzesz lub wymyślisz własną formę tego pytania.
Jak będzie brzmiało sformułowanie Twojej parafrazy?
A jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś zapraszam Cię do polubienia mojego Fanpage, na którym możesz znaleźć więcej wiedzy i wskazówek KLIKNIJ TUTAJ
Życzę Ci mocy, energii i pasji
Anna Skoczylas
Mentor Biznesu w Nurcie Psychologii Pozytywnej,
Trener, Coach ICF