Ile razy masz wrażenie, że ciągle „kręcisz się w kółko” robisz prawie to samo i zabiera Ci to „nowy czas”?
Stwórz procedury, tabele, szablony!…
wyobrażam sobie, jak się skrzywiłeś/ aś na te słowa, jakie to nieciekawe i nudne. To może z innej strony:
„Nie rób tego, co zostało już zrobione ( Actum ne agas!)”
„ Nie wyważaj otwartych drzwi”
- Co czujesz, gdy czytasz te zdania powyżej?
- Czy masz poczucie sensu i rozwoju robiąc jeszcze raz od początku, coś co zostało już zrobione?
- Poczucie dobrze wykorzystanego przy tym czasu? a może wręcz przeciwnie?
W każdej działalności są takie zadania, które na swój sposób się powtarzają, czasami wręcz to są nasze dobre praktyki, które działają niezawodnie i mamy potwierdzenie, że tak jest z naszego doświadczenia. Warto je zapisywać, archiwizować i zautomatyzować.
Zdarza się jednak, że oprócz dobrych praktyk wykonujemy inne powtarzalne czynności np. piszemy maile lub dokumenty w bardzo podobnym temacie, bo nasi klienci pytają o niego częściej niż raz w tygodniu … albo jakiś urząd wymaga co jakiś czas podobnych informacji … albo … nowi pracownicy pytają często o…
Dam Ci przykład z mojej działalności w biznesie, gdzie zajmuję się exportem i importem produktów na terenie UE. W każdym tygodniu ustalamy miejsca załadunku produktów, miejsca rozładunku, godzinę dostawy i kilka innych ważnych informacji. Niektóre z nich wymuszają formalne dokumenty, ale są one porozrzucane w kilku różnych miejscach. Wiele osób, tydzień w tydzień, traci czas na kilka rozmów telefonicznych i e-maili, aby pozbierać wszystkie te informacje. Jakiś czas temu wprowadziłam jako zasadę współpracy z firmami logistycznymi konkretną treść sms-a i od razu w języku angielskim, która zawiera wszystkie niezbędne dane. Można je z łatwością przekazać dalej czy w trudnej sytuacji, zarządzić nią z dowolnego miejsca na ziemi. To pozwala na lepsze wykorzystanie zaoszczędzonego na wielu niekompletnych rozmowach i mailach: czasu i pieniędzy.
Lepiej jest przygotować jedną gotową pisemną odpowiedź, treść maila, wzór dokumentu, checklistę, schemat procesu z danymi osób, które odpowiadają za dany zakres,
a w ramach personalizacji i indywidualizacji zmienić daty, tytuły cz dodać kilka szczegółów istotnych dla danego odbiorcy lub wykreować nowe rozwiązanie pokrywające jego potrzeby,
niż pisać i tworzyć od początku coś, co już kiedyś zostało stworzone.
- Czy są w Twojej pracy takie zapytania od klientów lub pracowników, czynności lub działania, które powtarzają się więcej niż raz w tygodniu?
- Takie, które można by zamienić w gotową pisemną odpowiedź, treść maila, wzór dokumentu z danymi osób, checklistę czy schemat działania?
- Co mógłbyś zautomatyzować w swojej firmie by zyskać więcej czasu i pieniędzy?
4 kroki, które pozwolą Ci zautomatyzować pracę:
- Dokonaj analizy: korespondencji, zapytań telefonicznych, zapytań na żywo, powtarzających się sytuacji, czynności, które powtarzają się co najmniej raz w tygodniu.
- Sprawdź kompletność Twojego szablonu lub wzoru. Czy zawiera on wszelkie niezbędne dane? W przypadku dokumentów łatwo to poznasz, gdy go wdrożysz, bo jeśli klienci, pracownicy czy urząd nadal będą zadawać pytania to może warto coś jeszcze tam dodać.
- Zaprojektuj wzór, wskazując na miejsca do uzupełnienia np. zaznacz innym kolorem , drukowaną czcionką lub … miejsca które wymagają w tym szablonie lub schemacie uzupełnienie,
żeby było łatwiej i szybciej z niego korzystać. - Określ miejsce i kod, które pozwolą w łatwy sposób dostać się do zarchiwizowanych szablonów. To może być np. pulpit komputera, aplikacja w telefonie, segregator
lub inne miejsce wygodne dla Ciebie i Twoich współpracowników.
Każdą najlepszą praktykę można udoskonalić, szczególnie w tak dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości w jakiej obecnie żyjemy.
Zgodnie z filozofią wywodzącą się z japońskiej kultury i praktyki zarządzania Kaizen: „Udoskonalaniu nie ma końca”.
A jeśli chcesz przyłączyć się do Akademii Współczesnego Lidera ( w wersji online), wypełnij ankietę klikając poniżej:
https://www.mindsetas.pl/akademia-lidera/
O tym, czym wyróżnia się na rynku „Akademia Współczesnego Lidera” Mindset AS dowiesz się z nagrania webinaru
” 4 Elementy efektywnej organizacji dla osób kierujących zespołami”,
o tym
Co zrobić, aby osiągnąć długotrwały sukces w biznesie, mieć efektywne zespoły i wolny czas dla siebie?, który odbył się 28 lutego 2018r.
i jest dostępny na fanpage MINDSETAS
KLIKNIJ TUTAJ aby obejrzeć nagranie 🙂
Życzę Ci mocy, energii i pasji
Anna Skoczylas
Mentor Biznesu w Nurcie Psychologii Pozytywnej,
Trener, Coach ICF